Se por um lado o contador é fundamental para aumentar as chances de sucesso das MPEs, por outro ele não pode esquecer que também é um empresário que precisa buscar lucro em sua operação, e isso só é possível quando ele precifica adequadamente seus serviços. Sendo assim, não é à toa que honorários contábeis é um assunto que está sempre em pauta no dia a dia do profissional de contabilidade.

A principal dúvida que costuma surgir é: como cobrar honorários e abordar esse item de forma confortável e tranquila com o cliente? Pois bem, este guia prático de como elaborar uma proposta de honorários contábeis justa e, ao mesmo tempo, rentável, vai trazer três perguntas para você refletir antes de bater o martelo e divulgar o preço dos seus honorários de contabilidade para potenciais clientes. Confira!

1. Os custos diretos e indiretos do escritório são conhecidos?

Formar preço apenas com base na média do mercado e na tabela referencial do sindicato das empresas de serviços contábeis pode ser um tiro no pé se o valor final não permitir o pagamento de todas as contas e ainda gerar lucro. Certamente, essas são importantes ferramentas para fornecer uma base comparativa, mas sozinhas elas não podem definir os valores praticados pelo seu escritório contábil.

Para chegar a um valor de honorários contábeis justo e rentável ao mesmo tempo é preciso fazer o cálculo de custos da empresa de contabilidade levantando informações como tempo real dedicado à realização dos serviços contábeis, custo de cada funcionário por hora, custo de cada cliente por hora dedicada, custos diretos e indiretos do escritório de contabilidade e margem de lucro esperada. Saiba mais detalhes sobre cada uma delas aqui.

Com essas informações preciosas em mãos, a sua proposta de honorários contábeis pode ser feita sabendo-se com precisão, por exemplo, quanto custa para que sua equipe possa realizar um atendimento de qualidade e obter a margem de lucro esperada, chegando-se ao valor de honorários para contadores adequado para o seu negócio. Aí, sim, você pode comparar com os concorrentes e o sindicato.

Se o valor que você encontrou fazendo o cálculo de custos está muito acima do mercado, é importante revisar seus processos e verificar onde é possível ser mais produtivo e eficiente. Eliminar atividades manuais, como o processo de recebimento, conferência e organização de documentos dos clientes, além da digitação dos lançamentos contábeis, trará um ganho enorme para a rotina do escritório, por exemplo. Com isso, será possível baixar o custo operacional e praticar preços mais competitivos.

2. A qualidade do seu atendimento justifica o valor cobrado pelos serviços?

É coerente cobrar o mesmo valor de honorários de contabilidade de todos os seus clientes? Para lidar com esse tipo de situação de forma bastante profissional, existe um ponto importante a ser considerado: além de conhecer profundamente todos os custos envolvidos na operação do escritório contábil, é necessário saber também quanto cada um consome de tempo. Com essa informação em mãos, é possível organizar a rotina de atendimento ao cliente, melhorar a divisão de tarefas e precificar adequadamente seus honorários contábeis, além de trabalhar a produtividade do time, buscando otimizar processos – como a integração contábil, por exemplo.

Um bom atendimento ao cliente, sem dúvida, é uma maneira de fidelizar sua carteira, então, essa deve ser uma prioridade no seu trabalho. Nesse sentido, quanto mais controle você tiver sobre o tempo gasto em cada atividade e dedicado a cada cliente, maior será sua capacidade de reagir com eficiência aos problemas pontuais das MPEs. Para controlar as horas investidas em cada tarefa/cliente você pode usar planilhas em Excel ou utilizar recursos mais modernos, como as ferramentas digitais.

Sabendo quanto cada cliente consome de tempo, quanto cada funcionário custa e os honorários de contadores recebidos você pode descobrir, por exemplo, que o cliente mais representativo no faturamento é também o que mais consome o tempo da equipe, deixando pouco espaço para o atendimento das demais MPEs. Nesse caso, se você notar que uma empresa tem uma demanda muito grande, com alto volume de notas fiscais ao mês, além de ter operações de maior risco tributário para o escritório, por exemplo, é bom ter um plano de atendimento específico para ela e cobrar um valor diferenciado por isso.

3. Suas propostas de serviços contábeis são claras?

Em seu curso sobre Negociação para Escritórios de Contabilidade, Anderson Hernandes, empresário contábil, palestrante e escritor, alerta que o modelo de proposta de serviços contábeis ideal para as MPEs deve ter, no máximo, três páginas com a seguinte estrutura lógica:

• Apresentação do escritório contábil

É importante abrir o material posicionado a empresa no mercado e destacando seus diferenciais de forma breve. Se seu escritório contábil é especialista em um nicho de mercado como clínicas médicas e consultórios, por exemplo, destaque na proposta que os serviços são especializados para atender a requisitos e particularidades do Conselho Federal de Medicina (CFM).

• Serviços oferecidos

Ofereça somente o que o potencial cliente precisa, segmentando os serviços por áreas, como contábil, fiscal, trabalhista/previdenciária e imposto de renda. Envie a proposta em até 48 horas para que seu potencial cliente perceba a agilidade do escritório. Além da descrição dos serviços que serão prestados, é fundamental dizer como eles serão oferecidos, incluindo prazos e regras para a entrega dos documentos na proposta.

• Valor dos honorários contábeis

Na hora de estabelecer o valor dos honorários de contabilidade, avalie as informações colhidas no levantamento prévio com o cliente e lembre-se: quanto mais complexa a estrutura fiscal, mais trabalho e mais risco para o escritório. Logo, os honorários contábeis deverão ser mais altos.

• Serviços extraordinários (não inclusos no plano)

Se a proposta contábil não for clara sobre o que está dentro do pacote de serviços contratados e o que são serviços extras, o cliente pode achar que tem direito a tudo dentro da mensalidade. Então, este é o momento de deixar bem claro que seu escritório pode atender necessidades adicionais ou pontuais, mas que elas serão cobradas à parte. Exemplos de serviços extras mais comuns são alterações societárias (como alteração de contratos e abertura de filiais), certidões negativas diversas, homologações sindicais e controle de imobilizado.

• Tecnologia

Você pode sugerir no seu modelo de proposta de serviços do escritório contábil um pacote de horas para fazer o acompanhamento da adoção de um sistema de gestão. O ContaAzul é um exemplo de solução que pode ser oferecida, pois dá ao microempreendedor ferramentas de controle e organização sobre a empresa. Esse sistema também proporciona agilidade na obtenção das informações que o escritório de contabilidade precisa para fazer o processo de fechamento contábil, pois é facilmente conectado com o ContaAzul para Contadores – software de integração contábil gratuito para os escritórios que desejam impulsionar sua produtividade.

• Validade da proposta

Este último tópico é bem breve e existe para destacar por quanto tempo seu escritório consegue manter os valores e condições apresentadas. Os prazos, geralmente, variam entre 15 e 30 dias.

A ContaAzul montou um kit para elaboração de proposta de serviços contábeis para ajudar seu escritório nesta etapa, baixe aqui!

Os custos do escritório contábil, o tempo dedicado ao atendimento de cada cliente e os tipos de serviços que fazem parte do pacote contratado pela MPE são análises que não podem ficar de fora no processo de formação do preço de honorários de contabilidade.

Esse conhecimento profundo do negócio dará segurança para negociar com novos clientes e renegociar com os antigos. De posse dessas informações o contador poderá até, se preciso, elaborar uma pequena apresentação mostrando a estrutura do escritório, os benefícios que os clientes têm com os investimentos realizados, os serviços que consomem e o que isso representa em volume de horas.

Também é possível comparar o consumo de horas e o risco que o cliente representa frente ao restante da carteira, provando de forma visual que ele usa muitos serviços, consome horas e representa riscos, justificando a necessidade de ele pagar mais do que vem pagando. Com essa maior proximidade e todos esses pontos bem esclarecidos, as chances de a MPE virar inadimplente ficam bem menores, tendo em vista que ela terá consciência do valor do serviço contábil prestado.

Fonte: Conta Azul